Comment mettre en place des réunions courtes et efficaces ?

1- La préparation, la clé de la réussite d’une réunion

Organiser des réunions efficaces implique de la préparation. Tout collaborateur ayant assisté à une réunion non préparée le sait : cela accouche souvent d’une souris. Pour l’organisateur de la réunion, il est nécessaire de prévenir ses collaborateurs et de les inviter. Il choisira un horaire adapté, et un lieu propice avec si besoin le matériel audiovisuel nécessaire pour d’éventuelles présentations. Il partagera également l’ordre du jour avec les participants en amont de la réunion, ainsi que les éventuels documents à lire, cela afin que chacun puisse préparer la réunion de son côté. En effet, en prenant connaissance de cet ordre du jour au préalable, chaque collaborateur peut se documenter, lire les documents mis à disposition, et faire avancer sa réflexion sur le sujet afin d’arriver préparé le jour J. Lors de la réunion, chaque collaborateur connaît ainsi la raison de sa présence, et la contribution qu’il peut apporter à l’équipe.

2- Limiter le nombre de réunions, leur durée et le nombre de participants

L’un des principaux écueils de la réunion professionnelle, souvent évoqué avec humour par l’expression « réunionite aigüe », est sans doute le fait d’organiser des réunions sans raison toujours valable. Il faut limiter leur nombre en ne programmant des rencontres que lorsque cela est réellement nécessaire. En outre, il est indispensable de limiter la durée de ces réunions de travail. Au-delà de 45 minutes, l’attention est moindre. Mieux vaut donc opter pour des réunions de moins d’une heure pour être efficace. Par ailleurs, il faut calibrer le temps de la réunion. Si on se fixe 30 minutes de réunion, il faut s’y tenir. Enfin, il est important de limiter le nombre de participants. En effet, être trop nombreux s’avère souvent inefficace, c’est pourquoi il ne faut convier que les interlocuteurs indispensables. Si vous avez un doute, sachez qu’un simple compte-rendu de réunion suffit généralement à mettre tous les membres de l’équipe au courant des avancées de la réunion sans que leur présence n’ait été requise.

3- Donner un rôle à chacun

Hormis l’organisateur de la réunion, qui en est également fréquemment l’animateur, les autres collaborateurs sont trop souvent passifs. Or, la passivité nuit à la productivité. En attribuant un rôle à chacun, la réunion gagne en efficacité et permet aussi de se répartir les tâches. L’animateur de la réunion se chargera donc de dérouler l’ordre du jour et d’animer la réunion en distribuant la parole pour faire participer les collaborateurs. Un participant se verra attribuer le rôle de scribe : c’est lui qui se charge de prendre les notes et de rédiger le compte-rendu de réunion. Cela permet de décharger l’animateur de cette tâche, de responsabiliser un collaborateur, et de favoriser la prise de parole des autres participants qui ainsi n’ont pas à prendre de notes. Enfin, le maître du temps se chargera de rappeler au fil de la réunion le temps restant, afin de pouvoir traiter tous les points à l’ordre du jour dans le temps imparti.

4- Fixer des règles

Pour améliorer l’efficacité des réunions, il convient également de fixer certaines règles, à commencer par l’obligation de débuter la réunion à l’heure. Par ailleurs, il vous faudra aussi être ferme et refuser les retardataires pour éviter les interruptions qui nuisent à la fluidité de la réunion et à la concentration de chacun. Terminer à l’heure prévue fait aussi partie des contraintes à respecter. Cela évite de perturber les emplois du temps des uns et des autres. Enfin, pour éviter les pertes d’attention, vous pouvez demander à vos collaborateurs de venir sans ordinateur ni téléphone portable. Vous disposerez ainsi de toute leur attention.

5- Prendre le temps de conclure

La conclusion d’une réunion est souvent bâclée, soit parce que les participants sont fatigués, soit par manque de temps car le temps imparti a été dépassé. D’où l’importance de respecter la durée prévue initialement. En outre, c’est au « maître du temps » qu’il incombe de prévenir l’animateur du temps restant afin de pouvoir aborder chaque sujet et d’avoir le temps de conclure en bonne et due forme. La conclusion doit reprendre les points abordés et résumer les décisions entérinées. Il est également important de prévoir les prochaines étapes, et d’envoyer le compte compte-rendu aux participants et aux collaborateurs non présents s’ils sont concernés par ces informations. Enfin, il est nécessaire de prévoir un temps pour les éventuelles questions lors de la conclusion d’une réunion.

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