2020 a connu son lot de transformations au sein des entreprises. Chez AssessFirst, le confinement du mois de mars a été un révélateur pour ses dirigeants qui ont profité de cette situation inédite pour prendre un virage à 360° : le passage en full remote de leur société. Comprenez que désormais, chaque salarié peut choisir de travailler d’où il veut, et ce même depuis les Canaries.
David Bernard a initié cette révolution et nous en raconte chaque étape, de l’idée de base à la mise en place concrète.

Fed Human : Pouvez-vous nous rappeler l’activité et l’historique d’AssessFirst ?

David Bernard : "J’ai une formation de psychologue du travail et j’ai cofondé en 2002 Assessfirst avec mon ami d’enfance, Alexis. AssessFirst est une entreprise spécialiste dans le recrutement prédictif. Nous avons développé une solution qui permet aux entreprises d’analyser le potentiel des candidats au travers de 3 grandes facteurs : les capacités cognitives, la motivation et la personnalité.
Notre solution permet également d’anticiper la capacité des personnes à réussir une fois en poste par rapport à des modèles prédictifs. Ces modèles permettent de définir les critères importants pour s’épanouir en poste.
Assessfirst peut être une alternative ou un complément au recrutement traditionnel. Nos tests sont fiables à 85%.
En 2015, nous sommes passés en full Saas (concept qui permet aux entreprises de s’abonner à un logiciel à distance au lieu de l’acquérir et de devoir l’installer sur leur propre matériel informatique).
Aujourd’hui nous comptons 72 collaborateurs."

Quels ont été les facteurs de décision pour passer à cette organisation ?

Ça s’est passé en plusieurs étapes. Une semaine avant le confinement (de mars 2020 NDLR) nous avons vu arriver le truc, on s’est dit « il se passe quelque chose ».
De plus, cela correspond à notre philosophie : le full remote permet aux collaborateurs de comprendre en quoi ils sont uniques en travaillant d’où ils souhaitent, et d’exploiter leur plein potentiel. On peut vivre sa vie sur-mesure. Pourquoi faire 2h de transports par jour alors qu’on pourrait travailler d’où l'on veut ?

Comment s’est déployé votre passage en full remote ?

Cette réflexion faite, nous avons décidé de nous entrainer au remote (à distance) pour évaluer notre capacité à le vivre en réel. Nous étions 50 collaborateurs à l’époque.
5 jours après le début de cet entrainement, la réalité nous a rattrapés, nous sommes passés au confinement total.
Nous utilisions déjà Slack et Zoom mais notre manque de structure nous a vite fait sentir la limite de notre organisation. Nous avons alors décidé de travailler à formaliser toutes nos connaissances sur tout:  nos produits, nos clients, nos méthodes, nos process.
Nous avons également lancé un suivi régulier auprès des salariés via des enquêtes de satisfaction envoyées chaque semaine, et qui sont ressorties positives.
A ce moment-là, nous avons alors vraiment accéléré la digitalisation des process.
Notamment en supprimant des réunions : nous avons pris conscience qu’on faisait trop de réunions, et que les maintenir sur Zoom n’était pas forcément pertinent. En supprimant 80% de nos réunions, nous avons multiplié par 2 notre rapidité de prise de décisions.
Et un mois après le début du premier confinement, la décision était prise : nos collaborateurs étaient tellement efficaces !

Comment l’avez-vous annoncé aux salariés ?

Nous l’avons l’annoncé en juin, en présentant notamment le futur du travail et les évolutions que cela entrainerait. Nous avons fait le parallèle avec l’industrie où il faut un lieu et une unité de temps alors que dans l’économie du digital et de la connaissance, on est beaucoup plus libres.
Nous avons a voulu créer un effet « waouh » en projetant sur l’écran une planète et en annonçant à nos salariés : « le 1^er septembre, voici ce que sera votre bureau ».
Globalement, nous avons a eu un très bon accueil.

Comment réussissez-vous à conserver le lien entre salariés et garder la culture d’entreprise ?

Nous avons réfléchi en amont à de nouveaux rituels à mettre en place.
Ça passe désormais par des cafés zoom. Nous avons aussi débloqué un budget de 3000€ annuel pour chacun de nos salariés pour garder du lien social. Ce budget peut être utilisé pour prendre des coworking ou louer un appartement ou une maison pour travailler tous ensemble de temps à autre.
Les autres temps d’échange ont été plus formalisés. Chaque salarié a un entretien annuel d’évaluation, un gros point tous les trimestres et un point de 25 mn en face à face tous les mois. On utilise aussi une application sur Slack, « Donut », pour faire des rencontres au hasard : chaque semaine, deux salariés sont désignés pour prendre un café ensemble.

Comment mesurez-vous la satisfaction des salariés ?

Nous avons gardé notre enquête de mesure de la satisfaction à laquelle les salariés répondent chaque semaine.

Vous êtes-vous fait accompagner pour ce projet ou l’avez-vous mené seul ?

J’ai fait ça tout seul.  J’ai regardé sur internet en tapant “how to set up remot company” ou encore “remote company best practices”.
Je me suis aussi beaucoup appuyé sur le livre de Jason Fried qui a créé une entreprise de plus de 2000 collaborateurs en full remote.
Finalement, c’est surtout du bon sens.
Ce qu’il faut, ce n’est pas voir les complications d’entrée de jeu, mais savoir si on veut vraiment le faire. Et ensuite on se pose la question du comment. Et ce n’est pas si compliqué !

Comment se passe l’intégration des nouveaux salariés ?

Lorsque nous avons pris la décision de passer en full remote, nous avons formalisé toute la connaissance de l’entreprise.
Nous avons créé une base documentaire « notion.so » qui est devenu la bible d’Assesfirst. Aujourd’hui, cette bible permet au nouveau salarié d’avoir les réponses à toutes ses questions, sans avoir à attendre que quelqu’un soit disponible.
Elle comprend notamment des sections « qui sont nos concurrents ? », « que fait-on au quotidien ? », « quels sont nos projets ? », ainsi qu’une présentation de chaque collaborateur.

Le rythme de travail a-t-il été impacté ?

Chacun s’organise comme il veut.
On peut commencer à 7h, faire une sieste à 15h. Nous avons aussi des collaborateurs qui préfèrent travailler la nuit et l’après-midi plutôt que le matin ou l’après-midi.
D’ailleurs quand on y pense, lorsque l’on veut travailler sur un projet d’ampleur on a tendance à toujours travailler hors de la plage 9h-18h en fait.
Dans tous les cas, ce qu’on veut c’est éviter d’avoir des collaborateurs qui se connectent tôt et se déconnectent tard mais sans résultat.

De la prise de décision à la fermeture officielle des portes, combien de temps s’est-il écoulé ?

Nous ne sommes jamais vraiment retournés au bureau depuis le 1^er confinement ! Au départ nous nous sommes dit s’est dit que l’on ne reviendrait pas jusqu’au 1^er septembre. Et finalement en juin, nous avons annoncé aux salariés que ce serait définitivement fini. Et nous avons trouvé un repreneur récemment.
Côté organisation, pour mettre en place notre base documentaire et revoir tous nos process, ça a pris environ 1 mois, mais tout le monde a travaillé sur le sujet.

Quel a été l’impact sur le management ?

Ça a été un renversement total. Nous sommes passés d’une approche « command and control » à la confiance totale. En effet, on n’a pas les gens sous les yeux !  Alors comment savoir si mon collaborateur n’est pas devant Netflix ?
Désormais, nous travaillons par objectif. Je m’explique : chaque collaborateur doit savoir exactement ce que l’on attend de lui, quel temps lui est imparti et quelles sont mes disponibilités en tant que manager.
Il faut aussi tenir compte qu’aujourd’hui nous avons des collaborateurs a Dubaï, Berlin, Paris, ou encore San Francisco, et que tout le monde n’est pas présent sur les mêmes fuseaux horaires.

Comment gérez-vous la motivation des commerciaux à distance ?

Ils ont vu un vrai intérêt au full remote. Nous avons des clients partout dans le monde et ils se déplaçaient beaucoup.
A ce niveau, l’épidémie a créé une accélération du digital. Nous avons pris conscience qu’on pouvait faire du business à distance. Désormais, tous nos rendez-vous clients se font à distance, c’est devenu la norme. Et on économise un temps considérable sur les trajets aller-retour.
Pour ce qui est de la motivation, les managers font des points d’autant plus réguliers avec les équipes.

Qu’est-ce que ça vous a appris en tant que dirigeant ? Qu’en retirez-vous ?

C’est extraordinaire ! Pour rien au monde je ne reviendrais en arrière. Nous sommes beaucoup plus performants, nous avons beaucoup moins de pertes d’énergie. Un autre avantage est que le fait de tout faire par écrit a redonné une voix à plein de gens qui étaient moins écoutés en réunion. C’est la revanche des introvertis.
Ce mode de travail est plus rapide et plus factuel.
Les collaborateurs ont aussi plus de liberté dans leur organisation. D’ailleurs, cela a permis à nombre d’entre eux de déménager. A titre personnel, j’ai passé les deux derniers mois de l’année aux Canaries. C’est pour moi une vie de rêve !
D’ailleurs, on peut aussi recruter sur tout le globe.
Aujourd’hui, on a vraiment l’impression de s’inscrire dans le nouveau monde.

David Bernard
CEO d'AssessFirst
assessfirst.com