Les équipes RH se retrouvent rapidement sous l'eau face à des vagues continues de documents et d'informations souvent confidentiels : fiches de paie, relevés d’heures, pièces d'identité, ordres de mission, notes de frais, notes d’information, résumé des réunions du CSE, arrêts maladies, rib… Pourquoi les équipes RH affirment-elles être toujours dépassées par la gestion administrative ? 

Elles se retrouvent confrontées à des tâches trop souvent réalisées manuellement, à l'aide de bon vieux fichiers Excel et y perdent un temps phénoménal.
Quant aux équipes qui ont adopté dans la dernière décennie différents logiciels, curieusement, elles ressentent toujours le poids de la gestion administrative du personnel.

Quelle est donc l'origine du problème ?

C'est la manière dont les documents, et même les données, sont échangés entre les équipes. Quel que soit le canal choisi, il n'est en réalité pas adapté, en plus du fait qu'il ne soit pas sécurisé : email, slack, whatsapp… Ces messageries ne sont pas conçues pour "accueillir" des données et des documents, mais seulement pour les faire "transiter". Et c'est là tout le problème : il ne s'agit plus d'un échange collaboratif mais d'un déferlement d'éléments à re-manipuler : copier/coller, transférer, télécharger, renommer…  

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Mais que signifie "accueillir" la donnée ?

Pour qu'un système informatique puisse manipuler des documents et des informations de façon optimisée, il doit pouvoir les comprendre, autrement dit les "structurer". En invitant chaque propriétaire d'un document ou d'une information à structurer avant de partager, les étapes de "re-manipulations" peuvent alors être automatisées ! C'est ainsi qu'est né la startup Hey Octave : un assistant intelligent qui aide les salariés à structurer leurs données et leurs documents pour les exploiter en ne perdant plus de temps. 

Mais concrètement quelles différences avec d'autres logiciels ? 

Prenons l'exemple du moment : la collecte du temps de travail. Soyons un peu honnêtes. Peu importe si elle se présente aux collaborateurs sous la forme d'une feuille volante, d'un PDF ou d'un formulaire Google, la plupart des salariés rechignent à renseigner leurs heures.
Lorsque, enfin, elles sont bien déclarées, les équipes administratives doivent consacrer trop souvent du temps à les ressaisir ! Alors qu'elles ne devraient avoir qu'à les valider en un clic et automatiser la génération d'attestations et le partage vers la paie ou la facturation.
C'est ce que propose Hey Octave : l'assistant administratif intelligent va interroger chaque salarié en lui suggérant ses réponses et de la même manière aider les équipes administratives à automatiser le reste des étapes, tout en leur laissant la main au moment où il elles le souhaitent.  L'assistant se place au milieu de la conversation pour structurer les informations, y compris celles des documents qu'il reconnaît et les range tout seul. 

Cela signifie-t'il qu'il écoute les conversations ? N'est-ce pas à l'encontre des exigences du RGPD ?

La plupart des outils utilisés aujourd'hui accumulent des lacunes en sécurité : vous ne devriez pas stocker les cartes d'identités de vos salariés sur Google Drive ou Dropbox !
Dans le cas de Hey Octave, la plateforme est chiffrée de bout en bout, le plus haut standard à ce jour pour se protéger des pirates. Hey Octave assure même que ses propres équipes ne peuvent pas avoir accès aux données de leurs clients et qu'en conséquence, une grande partie de la mise en conformité au RGPD est d'ailleurs automatiquement gérée. 

Sidney Rubinsztejn
Amiral
https://hey-octave.com/fr/