Avant l’entretien annuel d’évaluation : programmation et préparation
Les étapes de l’entretien annuel d’évaluation débutent bien en amont de la réunion. En effet, les phases de programmation puis de préparation s’avèrent essentielles pour la bonne tenue de ce moment privilégié entre les deux parties.
Programmer l’entretien annuel d’évaluation
Selon le Code du travail, l’employeur doit informer son collaborateur à l’avance de la tenue de l’entretien individuel. Il doit lui indiquer au préalable la date et l’heure du rendez-vous afin que les deux parties puissent le préparer.
Par ailleurs, le salarié doit également être informé des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles. C’est une condition sine qua non afin que l’employeur puisse collecter les données personnelles du salarié.
Bien préparer son entretien annuel d’évaluation
L’employeur et le salarié doivent tous les deux préparer leur entretien annuel d’évaluation. Cette initiative commune est bien perçue, car elle démontre un certain professionnalisme et un réel intérêt pour l’entretien.
L’employeur peut lister les points positifs de l’année du salarié, ainsi que ses axes d’amélioration. Il peut les mettre en corrélation avec les objectifs fixés et établir un bilan global. Il peut aussi donner la même fiche d’évaluation à son salarié quelques semaines avant l’entretien, afin que ce dernier procède à son auto-évaluation. Toutefois, aucune information d’ordre privée ne doit être demandée, telle que l’état de santé de l’employé, sa situation familiale ou son activité syndicale.
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Quelles sont les étapes de l’entretien annuel d’évaluation ?
La trame de l’entretien annuel d’évaluation se constitue d’une phase d’accueil, du bilan de l’année écoulée et des objectifs à venir. En aval de l’entretien, l’employeur peut délivrer un compte-rendu à son salarié.
L’accueil
La phase d’accueil conditionne la suite de l’entretien. La ponctualité doit être de rigueur pour les deux parties. L’employeur montre ainsi sa disponibilité et instaure d’emblée un climat de confiance. Le lieu de l’entretien importe peu : dans un bureau ou une salle séparée, peu importe, du moment que la réunion se déroule dans un lieu clos. Bien sûr, rien ne doit interrompre le rendez-vous. Les téléphones sont éteints et les autres collaborateurs sont prévenus de la tenue de l’entretien.
Le bilan de l’année écoulée
Après un court rappel des objectifs et du déroulement de l’entretien annuel d’évaluation, le manager donne la parole à l’évalué. En effet, il est important que la rencontre prenne la forme d’un échange. Le collaborateur dresse donc son bilan et donne son ressenti de l’année écoulée. Le manager prend des notes, afin de reformuler certains points un peu plus tard.
L’employeur prend à son tour la parole pour évaluer les compétences du salarié, ses points forts et ses axes d’amélioration. Pour ce faire, il mesure les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés lors du précédent entretien d’évaluation. Le manager s’appuie alors sur des chiffres concrets. En cas de désaccord, une analyse plus poussée doit être mise en œuvre afin d’éviter toute perception erronée.
D’un point de vue global, le manager doit poser les bonnes questions et déceler une éventuelle tension au sein de l’équipe, des signes de burn-out, de stress, etc.
Les objectifs et la synthèse
La troisième étape, appelée phase d’engagement, tient compte de ce qui a été échangé auparavant pour définir de nouveaux objectifs. Ceux-ci doivent être fixés par les deux parties. Pistes d’amélioration, actions à mener, développement des points forts : les objectifs sont à la fois ambitieux, réalistes et mesurables. L’idéal est de laisser le collaborateur fixer ses propres objectifs, plutôt que de les lui imposer.
La clôture de l’entretien intervient après la rédaction d’une synthèse rédigée par le manager. Celle-ci n’est pas obligatoire, sauf si la convention collective de l’entreprise le prévoit. Le salarié n’est pas non plus tenu de signer le document. Tout ce qui a été dit et décidé au cours de la rencontre doit être noté sur la feuille de compte-rendu.
L’entretien annuel d’évaluation est un moyen d’optimiser l’activité de l’entreprise. Il motive le salarié pour l’année à venir et lui donne un cap. Une bonne manière de stabiliser le personnel et d’assurer la pérennité de l’entreprise.
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