Manager : comment bien gérer son temps

Règle n°1 pour bien gérer son temps au travail : identifier les priorités

20 e-mails non lus à traiter le plus rapidement possible dans votre messagerie électronique, deux dossiers importants en retard, un collaborateur qui vous sollicite pour de l’aide : en tant que manager, vos journées se suivent mais se ressemblent rarement et votre emploi du temps s’en ressent.

Pour ne pas céder à la panique et être trop sujet au stress, il convient de hiérarchiser les tâches à réaliser par ordre d’importance et d’urgence. Cela sera le premier pas à réaliser pour bien gérer votre temps de travail. Ne commencez donc pas à répondre un à un à vos mails car lorsque vous aurez fini, il y a de grandes chances pour qu’une demi-journée se soit déjà écoulée !

Pour vous aider à choisir les tâches prioritaires et mieux identifier les urgences, il convient d’analyser rapidement leur incidence et les implications humaines, financières et techniques liées à ces dernières. Prenez également en compte les échéances de chaque activité et le temps nécessaire à leur réalisation pour mieux planifier votre travail. Étalez au mieux les tâches à réaliser afin de ne pas avoir des journées à rallonge.

En ce qui concerne la manière d’élaborer votre programme, à chacun sa méthode : calendrier électronique ou papier, simple To-do list, tableau, chaque manager s’organise comme il le souhaite. Le tout est de pouvoir voir à tout moment où en est la liste de tâches à réaliser et ce qu’il reste à faire.

Apprendre à déléguer

En tant que manager, savoir déléguer est impératif pour mieux gérer son temps de travail. Cela peut paraître évident mais dans l’urgence et lorsqu’ils croulent sous le travail, certains managers oublient que certains membres de leur équipe sont à même de les seconder.

Prenez le temps d’identifier les personnes pouvant prendre en charge quelques tâches dont vous ne pouvez pas vous occuper et demandez-leur si elles ont la possibilité de les intégrer à leur planning. Cela vous permettra de vous concentrer sur les dossiers urgents, plus complexes ou ne pouvant être traités que par vos soins.

Déléguer n’est pas un aveu de faiblesse pour un manager : il s’agit d’optimiser l’efficacité du travail en équipe et de progresser en limitant le stress. Confier des tâches est aussi l’occasion de diversifier le travail de ses collaborateurs et une marque de confiance.

Assurez-vous cependant d’être disponible pour d’éventuelles questions ou pour faire un point sur le travail réalisé si cela est nécessaire.

Savoir dire non

Rien n’est plus chronophage que d’être constamment sollicité, que cela soit par téléphone, en visu ou par mail. Lorsque vous devez vous concentrer sur des tâches complexes, il est impératif de notifier votre indisponibilité afin de ne pas vous mettre en retard et devoir allonger une journée de travail déjà bien chargée. Signifiez à vos collaborateurs votre indisponibilité et les moments pendant lesquels vous serez libres pour répondre à leurs demandes.

Apprendre à ne pas répondre systématiquement et immédiatement aux sollicitations est parfois un apprentissage difficile, mais cette démarche s’avère nécessaire pour une meilleure gestion du temps.

En tant que manager, suivre ces quelques conseils vous permettra sans aucun doute de mieux gérer votre temps au quotidien. Un planning mieux équilibré rime également avec une meilleure gestion des imprévus, une plus grande disponibilité pour son équipe, plus de sérénité et une meilleure vision à long terme.