L’évolution constante
du numérique dirige les entreprises vers une digitalisation nécessaire des
ressources humaines. Les objectifs : gagner en productivité, s’adapter aux
technologies actuelles, mais aussi d’attirer les jeunes talents.
Digitalisation
des ressources humaines : qu’est-ce que c’est ?
De plus en plus
d’entreprises préconisent une administration digitale de leurs ressources
humaines. L’objectif est de rendre les RH plus
modernes, plus accessibles et plus
fluides. Par ailleurs, la digitalisation touche surtout certains processus
afin d’économiser du temps au personnel des ressources humaines, afin qu’il se
concentre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Automatiser
les tâches administratives
Selon une étude de 2022 menée conjointement par Payfit et Tissot, 63 %
des professionnels RH passent au moins la moitié de leur temps sur des tâches
administratives. 42 % souhaitent une réduction des tâches de saisie
répétitives. Grâce à la digitalisation, ils ont la possibilité de diviser leur temps consacré aux tâches
manuelles et à la gestion quotidienne. De plus, l’automatisation de
certains processus administratifs offre une gestion plus efficace et précise.
Les erreurs humaines diminuent et certaines tâches chronophages, comme les
déclarations sociales ou la gestion de la paie, sont accélérées.
Par exemple, l’utilisation d’un système d’information des ressources humaines (SIRH) centralise et automatise le traitement des données RH. Le logiciel gère les aspects critiques tels que :
● la gestion de la paie ;
● le suivi des temps et modes de travail de chaque employé ;
● les déclarations sociales ;
● la gestion du personnel (dossiers administratifs, échéances obligatoires, etc.) ;
● certains processus administratifs de recrutement, d’onboarding ;
●
etc.
Accélérer la dématérialisation des documents
La dématérialisation des données représente un
pilier de la digitalisation RH. Cela concerne principalement la conversion de
documents papier en formats numériques, les rendant de fait plus accessibles et sécurisés. Citons
notamment les contrats de travail, les fiches de paie, les dossiers
administratifs, et même les procédures réglementaires. Par ailleurs, les
différentes tâches de travail bénéficient d’une organisation plus efficace,
sans compter les bienfaits
environnementaux qu’engendre la digitalisation des documents.
Quelles transformations au niveau du recrutement
grâce à la digitalisation RH ?
La digitalisation modifie également la façon
dont les entreprises attirent, forment et retiennent les talents. L’utilisation
de plateformes de recrutement en ligne et d’outils d’onboarding automatisés
aide les DRH et les équipes RH à offrir une expérience améliorée aux employés. Cela séduit particulièrement la
génération Y, qui valorise l’utilisation de technologies modernes au travail.
Faciliter les processus de recrutement grâce à la
digitalisation
Au niveau du recrutement, la digitalisation
confère une visibilité accrue aux entreprises. Elles peuvent publier des offres
d’emploi sur des sites spécialisés ou les réseaux
sociaux, repérer des talents, prendre contact plus facilement par courriel.
Depuis la crise sanitaire, c’est au tour des entretiens d’embauche de se
digitaliser, à l’aide des outils de
visioconférence. Enfin, certaines tâches administratives en lien avec le
recrutement — envoi d’une réponse négative, génération du contrat de travail —
sont automatisées et font gagner un temps précieux au personnel RH.
L’atout de la digitalisation pour l’onboarding
L’optimisation des tâches administratives,
ainsi que la mise à disposition d’espaces numériques personnalisés, facilitent
toutes deux grandement l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Ces derniers
centralisent leurs informations personnelles, fournissent les pièces
justificatives et s’informent sur le fonctionnement de l’entreprise au même
endroit, sans risque de perdre des documents. Par ailleurs, cela permet de suivre l’onboarding depuis n’importe où
— sur site, en distanciel ou les deux.
Ressources humaines et digital : qu’en est-il de la
formation professionnelle ?
La formation des employés bénéficie largement
de la digitalisation RH, à tous les niveaux. Tout d’abord, l’offre des
formations peut directement être accessible en ligne ou sur intranet. Par
ailleurs, la digitalisation des données et le recours à l’intelligence
artificielle peuvent également personnaliser
les offres selon le profil des employés.
Ensuite, l’accès à ces formations se révèle
bien plus accessible pour les employés depuis la mise en place de plateformes e-learning. Encore une
fois, la crise sanitaire a joué le rôle d’accélérateur. Ces plateformes ont
permis à de nombreux employés de continuer à se former durant les confinements.
Aujourd’hui, ils poursuivent leur formation en présentiel et peuvent continuer
à leur rythme depuis chez eux, dans les moyens de transport (mobile learning).
Ils peuvent interagir avec des
collaborateurs depuis leur poste de travail avec un chat, un service de
SMS. Bien utilisée, la formation digitalisée prouve que l’automatisation RH
capitalise sur l’humain plutôt que sur l’isolement des salariés. Quels sont les nouveaux enjeux pour la fonction RH
grâce à la digitalisation ?
La gestion des ressources humaines grâce au
digital a de nombreux avantages, mais l’objectif reste avant tout de favoriser les contacts humains et la
communication.
Digitalisation RH : ne pas oublier l’humain
Même si l’impact du digital sur le recrutement
est avéré, celui-ci ne peut pas passer uniquement par la sélection d’un
candidat via un site, en fonction de critères préétablis, ou par une
application déterminant les aptitudes d’une personne en fonction de son profil.
Les ressources humaines doivent conserver leur aspect « humain » et privilégier la rencontre, le contact et
le dialogue, qu’il s’agisse d’un recrutement bien entendu, mais aussi pour la
gestion d’un problème en interne ou une question de logistique (congés,
aménagements éventuels du temps de travail).Si le recours aux réseaux sociaux
professionnels, à l’intranet et aux jobs dating virtuels se multiplie en
entreprise, il doit rester avant tout un support
aux ressources humaines, afin de ne pas éradiquer un contact qui reste
indispensable. Améliorer la qualité de vie au travail des employés
Plusieurs points méritent d’être soulevés sur
l’amélioration de la qualité de vie au travail à travers la digitalisation.
Tout d’abord, celle-ci doit favoriser la satisfaction
des employés. Ceux qui appartiennent à la branche RH de l’entreprise
gagnent un temps considérable grâce à l’automatisation des tâches rébarbatives.
Ceux qui souhaitent monter en compétence utilisent des outils de formation
performants. Pour l’ensemble des salariés, une
digitalisation RH réussie leur fait bénéficier d’une organisation plus flexible. Ils gagnent en autonomie, la
distribution de l’information s’améliore et, par conséquent, le bien-être au
sein de l’entreprise augmente.
Dynamiser la réputation en ligne et la marque
employeur de l’entreprise
Si les bénéfices de la digitalisation RH sont palpables dans le cadre interne, il en va de même en dehors de l’entreprise. Cette dernière valorise sa marque employeur grâce à une communication en ligne plus qualitative. Par ailleurs, la démarche RSE de l’entreprise se renforce en adoptant une politique zéro papier. Ces éléments contribuent à la marque employeur.
Veiller à la sécurisation des données
Enfin, la numérisation des informations sensibles des employés oblige les entreprises à s’atteler à la sécurisation des données. Elles doivent donc se tenir régulièrement au fait des réglementations pour prévenir les risques de violations de données. Cela passe par la sous-traitance d’un service de cybersécurité, voire la création d’un pôle spécialisé à cette tâche pour les grandes entreprises.
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