Quelle transformation digitale avez-vous opérée au sein de votre équipe juridique ?

Notre équipe a pour ambition de se transformer, en s’adaptant en permanence au développement et à l’innovation constante qui existe au sein du groupe E-Voyageurs.sncf/Oui.sncf qui opère dans plus de 70 pays et à l’environnement juridique de nos activités. Nous avons tout d’abord réalisé une évaluation, avec l’aide d’un cabinet spécialisé, des différents axes d’amélioration, en termes d’organisation, d’outils, de méthodes de travail de répartition des charges et taches, de développement et de communication

Nous avons ainsi identifié plusieurs chantiers de transformation, auxquels chaque juriste a pu contribuer. Par exemple particulièrement sur la digitalisation nous avons mis en place un chantier adhoc sur les outils dans un optique d’optimisation et d’industrialisation des tâches.  Cela a abouti à implémenter un nouveau système de gestion de contrats dématérialisé ou encore un chantier sur le knowledge management digital et le legal design basé sur l’expérience utilisateur. Le but est toujours l’efficacité, la valeur ajoutée et la satisfaction interne.

Ces différents chantiers ont facilité l’évolution de la direction juridique, l’optimisation de nos modes de fonctionnement et l’amélioration de notre efficacité individuelle et collective. Aujourd’hui, nous travaillons plus efficacement mais cela s’inscrit dans une évolution continue et permanente! La transformation a également permis d’améliorer le positionnement de la direction juridique, au sein de l’entreprise et en externe.

FED Legal Interview Eric Ravy de Groupe Fed sur Vimeo.

Comment avez-vous motivé votre équipe sur le sujet ?

La transformation opérée a pris la forme d’un projet global d’organisation mobilisant l’ensemble des juristes. Chacun a pu contribuer aux différents chantiers, en apportant sa vision et ses idées. 

L’équipe a été particulièrement stimulée par la découverte et la mise en place de nouveaux modes de travail comme la méthode Agile travail sur le développement de la connaissance de soi et de l’équipe, les méthodes de travail collaboratif… Cette transformation a également permis à l’équipe de développer de nouvelles compétences, différentes techniques ou de gestion de projet par exemple.

Cette transformation a facilité la motivation des juristes : l’optimisation des tâches permet de se concentrer sur un rôle d’expert et de se focaliser sur les dossiers à forte valeur ajoutée.

Quels outils avez-vous mis en place dans le cadre de cette digitalisation ?

Plusieurs outils ont été mis en place. L’outil de gestion des contrats a été complétement repensé pour intégrer un workflow dématérialisé et process de validation internes totalement dématérialisé, un outil de gestion/reporting/planning optimisé permettant la gestion des niveaux de charge et de risque dans tous les pays. Un nouvel outil de gestion de projet inspiré de la méthode de management visuel « Kanban » a également été étudié.

Enfin, un chatbot juridique a été lancé au premier semestre 2018 : c’est un outil qui fait appel à l’intelligence artificielle conversationnelle. Il a été pensé, créé et développé exclusivement en interne. Avec ce chatbot, les collaborateurs gagnent en simplicité et en efficacité. Ils obtiennent instantanément des réponses à leurs questions sur plusieurs thématiques : : obtenir un modèle d’accord de confidentialité, un règlement de jeu adapté, des informations sur le RGPD, ... Pour la Direction Juridique, c’est un moyen d’augmenter durablement la satisfaction client interne, tout en permettant aux juristes de plus se focaliser sur des questions complexes.

Notre chatbot permet et de démontrer sa capacité à innover, sa valeur ajoutée en tant que fonction transverse et sa volonté de faciliter le quotidien de la direction juridique et ses clients internes à la fois dans une approche d’industrialisation de taches, d’immédiateté, d’expérience utilisateur simplifiée.  

Le chatbot permet également d’augmenter la visibilité de la Direction Juridique, se capacité  à  s’adapter à son environnement innovant et aux nouveaux usages conversationnels.