Audrey Déléris, Manager chez FED Legal et experte des profils juridiques et fiscaux, s'est entretenue avec François Novat, ‎Directeur Juridique France de la société de Facility Management ISS. Retour en quelques lignes sur cette rencontre. Découvrez aussi l'interview vidéo à la fin de cette newsletter ! 

FED Legal - Pourriez-vous nous décrire la composition de votre équipe juridique ?

François Novat - Nous sommes quatorze personnes dans la Direction Juridique ISS Services. Douze juristes dont un alternant, une assistante et une gestionnaire de baux.

Notre positionnement assez atypique nous amène à couvrir des domaines plus larges qu’une Direction Juridique classique. En effet, nous couvrons non seulement les aspects liés au droit des affaires, mais aussi le droit social, les contestations spécifiques des accidents du travail et maladies professionnelles et enfin la gestion immobilière des presque deux cents immeubles qui hébergent nos agences et entrepôts en France.

Cela fait de nous une équipe très pluridisciplinaire, et pourtant assez homogène car les sujets communs sont nombreux.

FED Legal - Quelles actions avez-vous mis en place afin de faire coexister des fonctions aussi différentes ?

François Novat - Il s’agit souvent simplement de correctement identifier le but recherché par notre entreprise, sans raisonner sur la base d’un domaine de droit particulier, mais en étant tournés vers nos interlocuteurs internes, leurs métiers et leurs préoccupations opérationnelles. C’est aussi une des orientations de notre gestion RH avec la notion de recherche du « but » (« purpose »).

A ce titre mon rôle est d’identifier des sujets sur lesquels nous pouvons faire travailler plusieurs membres de la Direction, qui ont des spécialités différentes et peuvent apporter des points de vue complémentaires, chacun dans son domaine, mais en ayant d’abord bien compris le besoin interne.

L’un des points majeurs pour nos activités de services est bien sûr le contrat commercial, mais celui-ci ne se limite pas à la seule préoccupation commerciale ou financière (définition de nos prestations, gestion du risque et responsabilité, qualité et indicateurs faisant l’objet de pénalités). Il requiert aussi une expertise sur les aspects sociaux, pour éviter les pièges de début ou fin de contrat (reprises de personnel, régimes sociaux), mais peut aussi inclure l’analyse d’un compte employeur pour les AT/MP voire la recherche de locaux et même leur construction avec un partenaire pour certains contrats complexes.

Nous constituons donc de petits groupes au sein de la Direction Juridique et regardons conjointement le sujet pour rechercher une réponse commune et aussi globale que possible, exploitable par nos interlocuteurs internes.

Cela se traduit aussi par des outils comme des checklists « les 7 questions à se poser avant de signer », « les bonnes questions à se poser pour éviter les risques sociaux ». Le plus souvent il s’agit d’un document très synthétique qui se présente sous la forme d’une page ou d’un petit livret permettant de passer en revue les écueils majeurs d’un sujet. Sans être révolutionnaire, cela représente la traduction très pragmatique de toutes les préoccupations juridiques que nous pouvons avoir, à destination des commerciaux et des managers.

Un autre outil que j’ai mis en place est la tenue d’un Intranet Juridique qui met à disposition le plus possible d’informations et sur lequel les juristes travaillent conjointement, centralisés autour d’une juriste en charge de l’homogénéité de l’outil et des messages. Cette communication oblige chacun à raisonner de manière globale et cohérente pour aider nos clients internes.

FED Legal - Quels sont les nouveaux projets pour votre direction juridique ?

François Novat - La nouveauté dans les mois qui viennent est certainement de pouvoir identifier des domaines que nous pourrions modéliser pour les présenter à nos organisations sous la forme d’outils informatiques pouvant les guider et les aider à être aussi autonomes que possible. Ce serait une sorte de robotisation.

Si l’on prend le cas d’une procédure d’inaptitude (nous en gérons plusieurs centaines par an), il peut être facile pour les opérationnels de systématiquement tout faire valider par « le juridique » et finir par se désintéresser du contenu de la démarche. Un outil peut aider à guider les interlocuteurs tout au long de la procédure, leur rappeler automatiquement les étapes et leur proposer des modèles qu’il suffit de compléter avec des modes d’emploi à chaque étape.

Il y a plusieurs intérêts majeurs à ce type de démarches :

• D’abord amener les personnes concernées à plus d’autonomie et donc un travail plus valorisant.
• S’interroger sur les meilleures pratiques et valider notre méthode en la vérifiant et la mettant à jour.
• Se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
• Dégager un temps important qui nous permet de faire plus de déplacements et d’être plus proches de nos collègues opérationnels.

Nous avons déjà fait la démarche de manière très positive avec un outil qui permet en répondant à quelques questions de choisir le bon modèle de caution bancaire à mettre en place dans un marché public. Nous ne sommes ainsi mis à contribution que pour les situations réellement complexes et nous avons augmenté l’autonomie de nos interlocuteurs en agence.

FED Legal remercie chaleureusement François Novat.