Office manager

Les missions de l’office manager

Quel est rôle d’un office manager ? Ses missions diffèrent selon son ancienneté, son expérience et selon le type de structure. Ainsi, un office manager junior tient surtout un rôle de coordinateur. Il se charge d’assister les équipes, couvre une partie de l’administration du personnel et de la gestion opérationnelle des services généraux. Il transmet également les informations au secteur comptabilité.

Les responsabilités de l’office manager senior sont identiques à celle de son homologue junior, mais avec un pouvoir de décision accrue. Bras droit de la direction générale, il joue plusieurs rôles au sein de l’entreprise et mène des projets stratégiques. Il gère ainsi les finances, le budget, coordonne les ressources humaines, organise des événements, gère les services généraux et peut avoir un rôle dans l’Happiness Management.

Parmi les missions de l’office manager, les tâches suivantes s’avèrent les plus importantes :

• gestion de l’assistanat du directeur général ou des partners ;
• gestion des flux d’information au sein des différents départements ;
• présentation des rapports (activités et résultats d’une entreprise) ;
• gestion des services généraux ;
• gestion et suivi des budgets ;
• prise en charge des appels téléphoniques ;
• organisation des réunions, des événements internes, de l’événementiel ;
• gestion de l’agenda ;
• gestion de la trésorerie, etc.

Quelles sont les compétences requises ?

Le poste d’office manager demande d’excellentes capacités d’adaptation. Au quotidien, l’office manager est en effet amené à accomplir des tâches variées, qui dépendent de départements différents. Une grande polyvalence s’avère donc indispensable pour mener à bien toutes les missions de l’office manager, dans différents contextes. D’autres qualités sont requises pour occuper le poste :

• excellent relationnel ;
• grandes capacités d’écoute ;
• sens de l’organisation et des priorités ;
• dynamisme ;
• curiosité intellectuelle ;
• souplesse d’esprit ;
• autonomie et diplomatie ;
• force de proposition ;
• sens de la confidentialité ;
• connaissances techniques ;
• excellent niveau de français et d’anglais (écrit et oral) ;
• maîtrise de l’informatique, notamment des logiciels bureautiques.

Comment devenir office manager ?

En France, il n’existe pas encore de formation dédiée pour le poste. Alors, quelles études pour devenir office manager ? Un niveau Bac + 2 est généralement demandé aux candidats pour exercer la profession. Aussi, plusieurs diplômes peuvent mener au métier :

• BTS assistant de gestion PME-PMI ;
• BTS assistant de direction ;
• BTS assistant de manager ;
• BTS comptabilité ;
• DUT gestion des entreprises et de l’administration (GEA).

Les licences et masters en management et en gestion d’entreprise sont également plébiscités. Une expérience en tant qu’assistant de direction demeure un atout supplémentaire.

Quel salaire ?

Généralement, l’office manager touche un salaire comprenant une partie fixe et une partie variable. Cette dernière comporte des primes qui peuvent représenter jusqu’à 30 % de ses revenus.

La rémunération varie selon plusieurs critères : l'expérience, les responsabilités, l'entreprise ou la région. Prenons en exemple l'Ile-de-France où l'Office Manager peut toucher entre 35 0000 et 45 000€ bruts annuels. En région, sa rémunération oscille entre 33 000 et 40 000€ bruts annuels.

Quelles perspectives d’évolution pour l’office manager ?

La carrière d’un office manager peut évoluer vers un poste de responsable des services généraux. Il peut également se reconvertir en tant que secrétaire général, responsable administratif et financier, chef du pôle juridique ou travailler à son compte.