Assistant(e) de Direction Générale
Introduction
Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'assistanat de direction et l'office management bilingue, recherche pour son client, Grand Groupe, un Assistant(e) de Direction Générale.
Mission
Vos principales missions sont les suivantes :
- Assurer la gestion et l’optimisation d’agendas mouvants et complexes
- Planifier, préparer et organiser les réunions (conférences téléphoniques, comités et conseils d’administration, points bi-mensuels avec les membres du Codir)
- Assurer la gestion et le suivi des courriers et des parapheurs
- Organiser les déplacements et voyages professionnels en France et à l’international :
- Coordination des déplacements avec les équipes locales : réservations avions/trains, hôtels, taxis, restaurants.
- Préparation des programmes
- Procédure pour obtention de visa
- Accueillir les visiteurs
- Assurer l’accueil téléphonique et le filtrage d’appels
Gérer et relancer les réclamations en cas de litiges (retard de vols, problème d’hôtels ou de facturation…liste non exhaustive)
- Organisation de rendez-vous personnels
- Organisation hebdomadaire (sur toute l’année) des déplacements Paris-Nice avec Easyjet
- Collecter les éléments, préparer les dossiers, répertorier les mails et les renseigner dans l’outil One Note
- Mise à jour de l’agenda Outlook dans l’outil One Note
Validation des congés, déplacements, notes de frais pour les membres Codir rattachés au DGD
- Vérification des montants notes de frais (politique Groupe)
- Tenue et suivi des cartes de fidélité (SNCF, Air France, Accor, Easyjet)
- Tenue de l’agenda
- Prise de rendez-vous
- Echanges quotidiens avec le chauffeur de la PDG
- Collaboration étroite avec l’assistante de la PDG ainsi que les assistantes Codir
Votre profil
De formation BAC+2/3, vous avez une expérience minimum de 5 ans dans des fonctions similaires et surtout sur de l'Assistanat de Direction Générale.
Vous avez une bonne maitrise du Pack Office et des outils bureautique (Outlook, SAP, Luxtrust, Egencia, Expensya).
Votre niveau d'Anglais est courant.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité,
- Anticipation, organisation, rigueur,
- Gestion du stress et priorités,
- Sens du service, proactivité,
- Adaptabilité et flexibilité
- Qualités rédactionnelles et orthographiques
